随着建筑市场逐步法制化、规范化, 以及招投标制度和建设监理制度的全面推行, 工程索赔越来越受到人们的高度重视, 并成为合同履行中的重要组成部分, 也是施工企业中必不可少的一种管理行为。下面就如何搞好索赔工作谈点粗浅的认识。
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一、正确树立索赔观念, 强化索赔意识
索赔是施工企业维护自身利益的正当要求, 而非传统思想中的无理取闹。索赔意识的强弱, 直接关系到施工企业的权益。搞好索赔则是维护企业自身利益, 获得经济效益的最有利手段之一。所以, 施工企业一是要认识到索赔是合同赋予自己的正当权利, 是维护合法利益的重要手段; 二是要不断提高工作人员的业务水平和管理素质, 重视收集索赔的证据, 掌握解决索赔的程序, 寻找索赔的机会。
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二、建立健全索赔管理机制
索赔是一项系统的综合性工作, 包括技术资料的收集、整理、分析、宣传、跟踪及谈判等过程, 非一朝一夕之事, 这就要求施工企业建立健全索赔管理机制。要成立企业主管参加的施工索赔工作小组, 针对索赔工作过程进行细致的分工和布置, 定期召开工程索赔的工作会议, 组织工程管理人员和技术人员认真学习有关索赔条款及合同规范, 进行施工现场的勘查对比, 使索赔工作科学化、规范化、制度化, 为成功的索赔打下基础。
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三、精通合同有关条款
菲迪克合同条款中施工企业可利用索赔的条款多达50 多项, 但从索赔的内容看, 这些条款大致可分成两大类: 一类是关于工期的索赔条款, 如业主不及时提供有关图纸, 非正常自然原因, 设计变更等原因使工期延误。另一类是款项索赔, 动因主要有工程变更, 业主原因至单价改变, 规范改变, 不可预见事件等。由于索赔具有时效性, 施工过程中应积极关注, 寻找索赔动因,不失时机地提出索赔, 以最大限度地减少损失, 增加收益。
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四、及时收集、整理索赔资料, 准确计算索赔费用, 编制好索赔报告
在合同履行中出现索赔机会时, 能否提供充分有效的索赔证据, 是关系索赔成败的关键。在收集整理索赔证据中, 要特别注意做好以下的工作:
1、索赔证据收集管理。索赔证据是随合同的签订及履行过程中产生的多种多样的施工记录、工程资料、变更洽商等。这些都应事先收集整理好以供需要时选用, 绝不能在索赔机会出现后再临时寻找。收集整理索赔证据要按照索赔证据的种类和内容分别建立档案, 要明确规定具体的标准和要求。因为实施过程中所有资料都有可能被用作索赔证据, 所以这项工作必须与工程建设同步安排, 同步进行。索赔证据的收集首先是工程技术和经济管理人员的责任。任何一个工程人员都应具有索赔意识, 对任何一件与合同有关的事项变化, 都要认真记录或办理必要的手续。在现场施工中, 经常会发生一些临时变更或急需处理的事情, 施工人员在事后要及时补办书面文件并签字确认, 已经处理完毕的所有文件、资料、图纸都要及时交资料人员归档。
2、确保索赔证据的有效性。有效的索赔证据是成功解决索赔的前提条件, 一般来说应具有及时性、真实性、全面性和法律效力。及时性是指事件既已发生, 又有索赔的可能, 就应在有效时间内提出索赔意向通知书, 并在规定时限内报告事件的发展影响情况, 提交详细的补偿费用计算账单以及对方要求提供的其他有关证据。真实性是指所有索赔证据必须是在施工过程中产生的真实资料, 并经双方有关人员的确认。如双方对索赔事件的记载有不一致的情况, 需经协商得到共识后, 才能作为索赔证据。全面性是指提供的证据应能充分说明索赔事件的全部内容。既要有索赔事件发生原因的证据, 又要有持续影响和最终结果的证据, 要全面完整地反映出事件发生的全部过程和全部影响。法律效力是指提供的索赔证据必须符合相关的法律法规, 必须是当时的书面文件并经双方代表签字或盖章, 任何口头承诺或口头协议都属无效。
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五、营造良好的索赔环境
营造索赔环境主要是协调好与业主和监理工程师的关系,这是关系到索赔成败的客观因素之一。菲迪克条款中虽然业主、施工承包商、监理工程师“三位一体”的关系相互制约, 相对公平, 但中国的施工项目管理必然有自己的“特色”。在当前的“买方市场”的背景下, 索赔结果是否能达到预期的目的, 主动权在业主一方。因此, 营造良好的索赔环境非常重要。施工企业应在工程进度、质量上狠下功夫, 创优质工程, 树立良好的企业形象非常关键。同时, 还应处理好与监理工程师的关系, 因监理工程师在业主与施工方之间起桥梁作用, 施工方在实现规定的安全、质量、进度和成本四大目标过程中, 与监理工程师密切相关, 施工方认真对待方能使索赔获得满意的结果。